Είτε είναι η παρακολούθηση της εργασίας, η ανάθεση εργασιών, ο έλεγχος της αλληλογραφίας της επιχείρησής σας ή απλώς η απάντηση σε πελάτες, όλα μπορούν να γίνουν από το τηλέφωνό σας. Στην πραγματικότητα, σχεδόν τα πάντα μπορούν να γίνουν online, μέσω του τηλεφώνου σας σήμερα.
Ναι, είναι τόσο απλό. Αλλά μην πάτε τρέχοντας σπίτι ή βιαστείτε για τον επόμενο προορισμό των διακοπών σας ακόμα! Πρέπει να καθορίσουμε πώς μπορείτε να τα κάνετε όλα αυτά και πολλά άλλα χωρίς να είστε στο γραφείο. Συνεχίστε να διαβάζετε για να μάθετε τους βασικούς παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά τη διαχείριση της επιχείρησής σας ενώ ταξιδεύετε ή λείπετε.
Βασικοί παράγοντες για την εξ αποστάσεως διαχείριση της επιχείρησής σας:
Διεξαγωγή τακτικών συναντήσεων:
Δεν χρειάζεται να είναι όλοι μαζεμένοι στην αίθουσα συνεδριάσεων για να πραγματοποιήσουν μια καλή συνάντηση. μπορείτε να πάρετε απομακρυσμένους υπαλλήλους, ελεύθερους επαγγελματίες και υπαλλήλους στο γραφείο όλοι στην ίδια συνάντηση με μια σύνδεση στο Διαδίκτυο.
Τώρα οι συναντήσεις σε καθημερινή ή ακόμα και εβδομαδιαία βάση μπορεί να είναι δύσκολες ενώ ταξιδεύετε επειδή είστε ως επί το πλείστον απασχολημένοι και έχετε άλλα πράγματα να ασχοληθείτε. Ωστόσο, η συνάντηση με τους διευθυντές κάθε εβδομάδα ή δύο φορές την εβδομάδα θα καθησυχάσει την παρουσία σας στο γραφείο και θα επιβεβαιώσει την επίβλεψή σας σε όλα τα επαγγελματικά θέματα.
Μπορείτε εύκολα να πραγματοποιήσετε συσκέψεις μέσω του Skype ή του Google Hangouts, όπου όλοι μπορούν να δουν ο ένας τον άλλον και ακόμη και να μοιραστούν αρχεία εάν χρειάζεται. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Google Slides για παρουσιάσεις ή το Team Viewer για να μοιραστείτε την οθόνη του υπολογιστή σας με όλους για επίδειξη.
Φροντίστε να αλληλεπιδράτε τακτικά με τους υπαλλήλους σας όπου κι αν βρίσκεστε και να δημιουργείτε στενές σχέσεις μαζί τους που μπορούν να εξελιχθούν σε εμπιστοσύνη. Εάν αυτό επιτευχθεί, δεν θα χρειαστεί ποτέ να ανησυχείτε για επαγγελματικούς λόγους όταν λείπετε.
Παρακολούθηση σχετικά με την πρόοδο και τις ώρες εργασίας:
Η απουσία σας από το γραφείο δεν πρέπει ποτέ να σημαίνει ότι η δουλειά δεν τελειώνει ή βρίσκεται σε παύση. Η τεχνολογία δημιούργησε μια λύση για χαλαρούς ή τεμπέληδες υπαλλήλους, λογισμικό παρακολούθησης χρόνου. Αυτός ο τύπος λογισμικού σάς επιτρέπει να παρακολουθείτε τις ώρες εργασίας των εργαζομένων, ώστε να ενημερώνεστε πάντα για το ποιοι ήρθαν αργά ή ποιοι εργάστηκαν υπερωρίες.
Οι εργαζόμενοι θα μπορούν να παρακολουθούν τις βάρδιες, τα διαλείμματά τους και να αφήνουν σημειώσεις για την πρόοδο της εργασίας τους.
Υπάρχουν πολλοί τύποι λογισμικού παρακολούθησης χρόνου, μερικά εστιάζονται ουσιαστικά στην παρακολούθηση των ωρών εργασίας όπως το ClockIn Portal που δημιουργούν φύλλα χρόνου και μπορούν να ενσωματωθούν με συστήματα μισθοδοσίας.
Άλλα περιλαμβάνουν μια λειτουργία διαχείρισης έργου, όπως το Zoho Projects, όπου μπορείτε να μοιραστείτε έργα, να αναθέσετε εργασίες και να παρακολουθήσετε εργασίες.
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε βασικό λογισμικό διαχείρισης έργων, όπως το Basecamp ή το Asana, που επικεντρώνονται κυρίως στην αποτελεσματική εκτέλεση της εργασίας. Το λογισμικό διαχείρισης έργου σάς επιτρέπει να αναθέσετε εργασίες, να τις ενημερώσετε με σχόλια, να ορίσετε προθεσμίες, να προσθέσετε συνημμένα και τελικά να τις επισημάνετε ως ολοκληρωμένες. Με μια απλή μέθοδο παρακολούθησης των ωρών εργασίας και της προόδου της εργασίας, οι εργαζόμενοι θα αισθάνονται υποχρεωμένοι να παραμείνουν συγκεντρωμένοι και να κάνουν τα πράγματα πιο γρήγορα.
Χειριστείτε την αλληλογραφία της επιχείρησης άμεσα:
Όταν ταξιδεύετε, η αλληλογραφία σας είναι κάτι που δεν πρέπει να ξεχνάτε. Η παραμέληση της αλληλογραφίας σας ακόμη και για λίγες μέρες μπορεί να οδηγήσει σε προβλήματα. Η αλληλογραφία χωρίς επίβλεψη μπορεί να είναι σημαντικά συμβόλαια από πελάτες, έγγραφα από συνεργάτες ή επενδυτές ή σχόλια από τους πελάτες σας.
Με εικονικό γραμματοκιβώτιομπορείτε να πάρετε την αλληλογραφία σας μαζί σας όπου κι αν πάτε.
Ένα εικονικό γραμματοκιβώτιο είναι ένα γραμματοκιβώτιο στο οποίο μπορείτε να έχετε πρόσβαση στο διαδίκτυο και να χειρίζεστε την αλληλογραφία σας. Οι επιλογές ποικίλλουν από τον τεμαχισμό οποιουδήποτε εγγράφου ή την προώθηση πακέτων έως το άνοιγμα, την αρχειοθέτηση ή τη λήψη αλληλογραφίας μέσα σε λίγα μόνο λεπτά. Η αλληλογραφία σας παραδίδεται σε ασφαλείς εγκαταστάσεις αλληλογραφίας όπου ο φάκελος σαρώνεται και αποστέλλεται στο γραμματοκιβώτιό σας που βασίζεται σε σύννεφο για να τον ελέγχετε.
Έτσι, όχι μόνο είναι η απομακρυσμένη πρόσβαση στη σημαντική αλληλογραφία σας, αλλά εξαλείφει την ανάγκη για αίθουσα αλληλογραφίας! Αυτό σημαίνει μικρότερο χώρο αποθήκευσης χαρτιού, χωρίς χειριστές αλληλογραφίας και ταχύτερες λειτουργίες αλληλογραφίας, ένα win-win για εσάς και την τσέπη σας.
Τώρα, είστε έτοιμοι να πάτε!
Έχοντας τα βασικά της επιχείρησής σας όλα υπό έλεγχο, μπορείτε εύκολα να ταξιδέψετε όποτε χρειαστεί χωρίς να ανησυχείτε για την καθυστέρηση της εργασίας ή τη μη αποτελεσματική διαχείριση της επιχείρησής σας. Ακολουθώντας αυτούς τους τρεις παράγοντες, μπορείτε να διαχειριστείτε τις εργασίες σας και να έχετε ακόμα χρόνο για να απολαύσετε τις διακοπές σας!