Η τηλεδιάσκεψη κερδίζει γρήγορα δημοτικότητα και δεν προκαλεί έκπληξη. Βασικά, η τηλεδιάσκεψη επιτρέπει στους ανθρώπους να επικοινωνούν σε πραγματικό χρόνο, ανεξάρτητα από το πού βρίσκονται. Μπορεί να είναι τόσο λίγα όσο δύο άτομα ή μπορεί να είναι χιλιάδες. Οι συμμετέχοντες μπορούν να πραγματοποιήσουν μια συνάντηση ή μια διάσκεψη, να συγκρίνουν γραφήματα και γενικά να κάνουν ό,τι μπορούσαν αν βρίσκονταν όλοι μαζί στην ίδια αίθουσα. Όλα αυτά γίνονται μέσω μετάδοσης ήχου και βίντεο μέσω των θαυμάτων του διαδικτύου.
Ο κατάλογος των πλεονεκτημάτων που αποκομίζονται από τη χρήση της τηλεδιάσκεψης είναι μακρύς, αλλά εδώ είναι μερικά από τα κύρια πλεονεκτήματα. Το πιο προφανές πλεονέκτημα είναι η τεράστια εξοικονόμηση πόρων όταν οι άνθρωποι δεν χρειάζεται να ταξιδέψουν. Ένα μέσο επαγγελματικό ταξίδι συνήθως περιλαμβάνει τουλάχιστον μια διανυκτέρευση σε άλλο μέρος και τα έξοδα που πραγματοποιούνται περιλαμβάνουν πτήσεις, μεταφορά, γεύματα, διαμονή, ψυχαγωγία και η λίστα συνεχίζεται. Εάν χρειάζεστε δέκα άτομα σε μια συνάντηση και προσθέσετε όλα τα σχετικά έξοδα, το σύνολο είναι εκπληκτικό.
Θυμηθείτε, επίσης, ότι το ταξίδι όχι μόνο είναι δαπανηρό, αλλά απαιτεί χρόνο. Έτσι, αυτά τα δέκα στελέχη πρέπει να βγάλουν δύο ημέρες από το πολυάσχολο πρόγραμμά τους, για παράδειγμα, για να παρακολουθήσουν μια συνάντηση μισής ημέρας στα κεντρικά γραφεία. Με την τηλεδιάσκεψη, μπορούν να διαθέσουν τη μισή μέρα και να περάσουν την άλλη μιάμιση μέρα κάνοντας παραγωγική δουλειά στο γραφείο τους. Η χρήση τηλεδιάσκεψης παρέχει μεγάλη εξοικονόμηση χρημάτων και χρόνου.
Εάν η βιντεοδιάσκεψη περιλαμβάνει ένα άτομο ή μια ομάδα που κάνει μια παρουσίαση, είναι στο περιβάλλον του σπιτιού τους. Έτσι, δεν μπορούν να αφήσουν κατά λάθος το πιο σημαντικό γράφημα στο γραφείο τους στο γραφείο – έχουν τα πάντα άμεσα διαθέσιμα. Σημαίνει επίσης ότι οι ερωτήσεις μπορούν να απαντηθούν πλήρως, αντί ο παρουσιαστής να χρειάζεται να επιστρέψει στο γραφείο του για να έχει πρόσβαση στις απαιτούμενες πληροφορίες.
Η τηλεδιάσκεψη διευκολύνει επίσης τις επιχειρήσεις να έχουν πρόσβαση σε εξωτερικούς ειδικούς. Σε ένα ιατρικό περιβάλλον, για παράδειγμα, ερευνητές από όλο τον κόσμο μπορούν να συγκεντρώνονται τακτικά και να συγκρίνουν σημειώσεις, διευκολύνοντας τη συγκέντρωση των ευρημάτων τους και την επιτάχυνση της διαδικασίας εύρεσης απαντήσεων. Αυτός ο τύπος συνεργασίας δεν θα συνέβαινε ποτέ εάν οι ειδικοί απαιτούνταν συνεχώς να ταξιδεύουν για να ενημερώνονται, γιατί δεν θα είχαν ποτέ χρόνο να κάνουν την έρευνά τους. Η συνεργασία σε αυτό το επίπεδο δεν είναι μόνο ωφέλιμη για το ιατρικό επάγγελμα. μπορεί να χρησιμοποιηθεί σχεδόν σε οποιοδήποτε επάγγελμα μπορείτε να σκεφτείτε.
Ένα ελαφρώς λιγότερο άμεσο όφελος, αλλά ένα όφελος ακριβώς το ίδιο, είναι ότι οι εργαζόμενοι θα πρέπει να μάθουν τα βασικά των δεξιοτήτων παρουσίασης και της έρευνας, προκειμένου να συμμετέχουν παραγωγικά σε τηλεδιάσκεψη. Αυτό ενθαρρύνει τον εργαζόμενο να παραμένει ενημερωμένος με πληροφορίες που σχετίζονται με τον τομέα του, ώστε να είναι σίγουροι ότι μπορούν να απαντήσουν σε ερωτήσεις κατά τη διάρκεια μιας τηλεδιάσκεψης, εάν απαιτείται.
Η τηλεδιάσκεψη είναι επίσης πολύ πιο προσωπική από μια τηλεφωνική διάσκεψη. Ένα υψηλό ποσοστό της επικοινωνίας μας γίνεται μέσω μη λεκτικών ενδείξεων, οπότε βλέποντας το άτομο που κάνει μια παρουσίαση μας δίνει πολύ περισσότερες πληροφορίες. Σημαίνει επίσης ότι μπορούν να χρησιμοποιηθούν οπτικά βοηθήματα, τα οποία επιταχύνουν τη διαδικασία εξήγησης ορισμένων τύπων πληροφοριών. Δεν χρειάζεται να περιμένετε έως ότου ένα σύνολο γραφημάτων αναρτάται, αποστέλλεται με φαξ ή ακόμα και μέσω email και εκτυπώνεται – μπορείτε να τα δείτε αμέσως. Και εάν απαιτούνται επιπλέον πληροφορίες, μπορούν να ανασυρθούν από το αρχείο και να εμφανιστούν, χωρίς καμία καθυστέρηση. Εάν χρησιμοποιείτε τηλεδιάσκεψη για να αντιμετωπίσετε έναν πιθανό πελάτη, γίνεται πολύ πιο εύκολο να αναπτύξετε μια προσωπική σχέση, η οποία είναι ένα σημαντικό στοιχείο σε κάθε επιχειρηματική σχέση.
Η τηλεδιάσκεψη σημαίνει επίσης ότι όλα τα απαιτούμενα άτομα μπορούν να είναι παρόντα στη συνάντηση. Προηγουμένως, οι εκτιμήσεις δαπανών μπορεί να σήμαιναν ότι μόνο ένας υπάλληλος μπορούσε να παρευρεθεί σε μια συγκεκριμένη συνάντηση και μετά την επιστροφή τους θα ενημέρωναν τους άλλους για το τι συνέβη. Αυτό αναπόφευκτα άφησε κενά στην ανατροφοδότηση, καθώς κανένας δεν θα αναλάμβανε κάθε μεμονωμένο πράγμα που συνέβαινε, ούτε θα γνώριζε ακόμη ότι μια συγκεκριμένη πληροφορία είχε ιδιαίτερη σημασία για ένα άλλο μέλος του προσωπικού. Η τηλεδιάσκεψη σημαίνει ότι όλοι ακούν και βλέπουν τα πάντα και μπορούν να εξαγάγουν τις πληροφορίες που τους αφορούν περισσότερο. Έχουν επίσης μια προσωπική αίσθηση για τα άλλα άτομα που συμμετέχουν στο συνέδριο.
Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι οι επιχειρήσεις θα χρησιμοποιήσουν γρήγορα τη βιντεοδιάσκεψη, μόλις γίνουν σαφέστερα τα πολυάριθμα οφέλη. Οι δυνατότητες για επιχειρήσεις είναι τεράστιες και καθώς η τεχνολογία βελτιώνεται και οι τιμές πέφτουν, η τηλεδιάσκεψη θα γίνει τόσο τυπική στις επιχειρήσεις όσο η συσκευή φαξ ή ο προσωπικός υπολογιστής.